Menu

Az elektronikus ügyintézésről általában

Az e-közigazgatás

A hatékony, olcsó és ügyfélbarát közigazgatás kialakítása, illetve a lakosság és a vállalkozások bürokratikus terheinek csökkentése iránti igény világszerte a korábbi közigazgatás-szervezési és működési gyakorlat újragondolására késztette a kormányzatokat. A közigazgatás átszervezése és a szükséges reformok bevezetése egybeesik az infokommunikációs technológiák, eszközök és szolgáltatások néhány évtizede megindult szédítő tempójú fejlődésével. A közigazgatás megújításának szándéka, illetve az internetes szolgáltatások széles körű elérhetővé válása együttesen teremtette meg a kényelmesebb, hatékonyabb és takarékosabb elektronikus közigazgatás – röviden az e-közigazgatás – lehetőségét.Az e-közigazgatás valamennyi érintett (az állam, a vállalkozások, a lakosság) számára előnyös, hiszen növeli a hatékonyságot, időt és költséget takarít meg, így az elektronikus szolgáltatások elterjedése végső soron kedvező hatást gyakorol a vállalkozások és a nemzetgazdaság versenyképességére, az esélyegyenlőségre és a lakosság életminőségére is.A szűken vett e-közigazgatási szolgáltatásokat az állami érdekkörbe tartozó egyéb elektronikus (pl. egészségügyi, oktatási, könyvtári, kulturális örökséghez kapcsolódó vagy az állami adat- és információs vagyon megosztását célzó) szolgáltatások, az úgynevezett e-közszolgáltatások egészítik ki.

Ahhoz, hogy az e-közigazgatás körébe sorolható fejlesztések az állam, illetve a felhasználók oldalán egyaránt tényleges megtakarításokat eredményezzenek, teljesülniük kell az e-közigazgatás sikerkritériumainak: az infrastruktúra és a szolgáltatások rendelkezésre állása mellett szükség van felkészült és motivált emberekre a közigazgatásban, illetve nyitott és tájékozott felhasználókra a lakosság és a vállalkozások körében.

Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatos alapelvek

Az elektronikus ügyintézés szabályozásával kapcsolatos jogszabályi rendelkezések nem fogalmazhatnak meg olyan követelményt, amely valamely meghatározott műszaki megvalósítás (megoldás) alkalmazását teszi kötelezővé, ide nem értve a kormányzati célú hálózatokról szóló kormányrendeletben meghatározott kormányzati célú hírközlési szolgáltatást, valamint az állam által ingyenesen biztosított szolgáltatások igénybevételét. Ezen túlmenően a jogszabályok a műszaki megvalósítás módjától független követelményeket kell, hogy tartalmazzanak (technológiasemlegesség).

Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a hatóság nem elektronikus kapcsolattartás esetén is jogosult az eljárást vagy annak eljárási cselekményeit elektronikus ügyintézés keretében lefolytatni, az ügyféllel való kapcsolattartás során ilyen esetben is az ügyfél ügyintézési rendelkezését figyelembe véve köteles eljárni.

Ahol az ügyfelekkel vagy más szervezetekkel való elektronikus kapcsolattartás szükséges, a közigazgatási hatóság a kapcsolattartásra a kormányzati célú hírközlési szolgáltatást veszi igénybe, ahol ez rendelkezésre áll.

A külön jogszabályban foglaltakon túl a közigazgatási hatósági eljárásban az okiratról az elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása, papír alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá, valamint elektronikus iratról hiteles, más formátumú elektronikus másolat készítése szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás szabályai szerint a hatóság, valamint a kormány által kijelölt szervezet által készített okirat bizonyító ereje megegyezik az eredeti okiratéval.

Az a hatóság, amely az ügyfél azonosítására a természetes személyazonosító adatoktól eltérő azonosítót képez, az azonosító ügyféllel való közlését megelőzően kapcsolati kódot képez, azt az azonosítóhoz rendelten nyilvántartásba veszi, és csak általa visszafejthető titkosítással a kapcsolati kódot annak típusmegjelölésével az összerendelési nyilvántartásnak az összerendelési bejegyzés kiegészítése céljából átadja. Az azonosítóval összefüggő olyan adatlekérdezés, illetve adattovábbítás, amelynél a hatóság által kezelttől eltérő azonosító használata is szükséges, a továbbiakban az összerendelési nyilvántartás igénybevételével, az összerendelési nyilvántartásra vonatkozó rendelkezések szerint történhet.

A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató a szolgáltatás nyújtása során biztosítja a közérdekű, illetve közérdekből nyilvános adatok megismerhetőségét és a személyes, illetve védett adatok védelmét.

A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyilvános és tájékoztató jellegű részének elérése, valamint a közérdekű adatok elektronikus hozzáférhetővé tétele nem korlátozható, az igénybevevő előzetes azonosításához nem köthető.

Azonosítás

A hatóság vagy felügyeleti szerve az azonosítási szolgáltatás által teljesített biztonsági szinteket figyelembe véve, a biztonsági kockázatokkal arányos védelmet biztosítva valamennyi ügyfélre egységesen határozza meg, hogy az elektronikus ügyintézési folyamat során az ügyfél legalább milyen biztonsági szint szerint azonosíthatja magát. Kormányrendelet az államigazgatási és rendvédelmi szervek vonatkozásában ettől eltérően rendelkezhet.

Az ügyfél az ügyintézési rendelkezésben jogosult a kívánt biztonsági szintnél magasabb biztonsági szintű azonosítási módot választani a hatóság által használt azonosítási szolgáltatások közül.

Az ügyfél ügyintézési rendelkezésében az (1) bekezdés szerint meghatározott kívánt biztonsági szintnél – saját kockázatára – alacsonyabb biztonsági szintű azonosító módot is választhat, ha ezt – az ügyintézés kockázattal arányos biztonsága, különösen a személyes adatok védelme érdekében – az adott ügyfajta vonatkozásában törvény vagy kormányrendelet nem zárja ki.

Az azonosítási szolgáltató – ha nem azonos a hatósággal – a hatóság számára jelzi, hogy az általa átadott adatot vagy nyilatkozatot milyen biztonsági szintnek megfelelően ellenőrizte. Az azonosítási szolgáltató e tájékoztatást az azonosítással kapcsolatos eljárásrendjét beazonosító – a hatóság számára elérhető – iratra hivatkozással is megadhatja.

Az ügyfél személyes megjelenése esetén a hatóság a természetes személy azonosítását az alábbiak szerint elektronikus út alkalmazásával is elvégezheti:

  1. a természetes személy hatóságnál, közhiteles nyilvántartásban vagy a személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban elektronikusan tárolt képmásával, írásképével vagy más biometrikus adataival összevetve, vagy
  2. az elektronikus ügyintézési eljárásban használható azonosítás útján.

Ha a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás hatóság általi igénybevételéhez a hatóság képviseletében eljáró természetes személy azonosítása szükséges, a hatóság – a jogosulatlan adatkezelés megelőzése céljából – jogosultsági nyilvántartást vezet, amely tartalmazza az igénybevételre jogosult természetes személy

  1. természetes személyazonosító adatait vagy a hatóság nyilvántartásában szereplő azonosítót,
  2. felhasználói jogosultságának szintjét, az engedélyezés és visszavonás dátumát, valamint
  3. szervezeti felhasználói azonosítóját.

A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás hatóság általi, közvetlen adathozzáféréssel történő igénybevétele során a hatóság a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató részére átadja

  1. az adatigénylő szervezet megnevezését és szakrendszeri azonosítóját,
  2. az adatkezelési műveletet végző személy nevét vagy az informatikai rendszer azonosítóját, valamint szervezeti felhasználói azonosítóját.

A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás hatóság általi, nem közvetlen adathozzáféréssel történő igénybevétele során a szolgáltatás igénybevételét a szolgáltató a hatóság által arra feljogosított természetes személy számára biztosítja.

Kézbesítési szolgáltatás

A kézbesítési szolgáltatást nyújtó személy vagy szervezet (a továbbiakban: kézbesítési szolgáltató) jogszabályban meghatározott módon közreműködik a döntések és más elektronikus nyilatkozatok (e fejezet alkalmazásában a továbbiakban: üzenet) kézbesítésében.

Ha a hatóság által használt kézbesítési szolgáltatás nem biztonságos kézbesítési szolgáltatás, a hatóság elektronikus kézbesítést akkor alkalmazhat, ha a címzett ügyintézési rendelkezésében vagy külön nyilatkozatában (külön megállapodásban vagy az eljárás során) az ilyen módon történő kézbesítéshez hozzájárult. Ilyen esetben az üzenet akkor tekinthető kézbesítettnek, ha az ügyfél nyilatkozik az üzenet fogadásáról. A döntések közlésére – az ügyfél elektronikus ügyintézési rendelkezésben tett eltérő rendelkezése hiányában – kizárólag biztonságos kézbesítési szolgáltatás alkalmazható. Az ügyfél elektronikus ügyintézési rendelkezésében a jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő egyéb kézbesítési szolgáltatás alkalmazását is lehetővé teheti.

Iratérvényességi nyilvántartás

Az iratérvényességi szolgáltatás keretében a szolgáltató lehetővé teszi, hogy az igénybevevő birtokában lévő hiteles papír alapú vagy elektronikus okiratok hitelességét, illetve – amennyiben erre adatok rendelkezésre állnak – tartalmát ellenőrizze. A jogszabályban meghatározott eljárásban az iratérvényességi nyilvántartás szabályai szerint hitelesített elektronikus okirat jogszabályban meghatározottak szerint hitelesnek tekinthető.

A másolatkészítő aláírása és bélyegzőlenyomata nélkül is az eredeti okiratéval azonos bizonyító ereje van az elektronikus okiratról jogszabályban kijelölt szervezet által jogszabályban meghatározott eljárásban készített, az iratérvényességi nyilvántartás szabályai szerint hitelesített papír alapú másolatnak.

Ha az iratérvényességi nyilvántartásban az elektronikus iratról készült hiteles papír alapú másolat vagy az elektronikus irat teljes tartalma szerepel, a kizárólag közérdekű adatot vagy közérdekből nyilvános adatot tartalmazó irat kivételével az iratérvényességi nyilvántartás az elektronikus iratot csak titkosítva tartalmazhatja. Ilyen esetben a másolatkészítő köteles a visszafejtéshez szükséges kulcsot a papír alapú dokumentumon elhelyezni.

Az iratérvényességi szolgáltatás igénybe vevője az iratérvényességi nyilvántartásban rögzíti az általa kiállított okiratoknak a szolgáltató által meghatározott egyes adatait, illetve tartalmi elemeit. Az iratérvényességi nyilvántartás nyilvánosan elérhető, abban bárki ellenőrizheti a birtokában lévő, a nyilvántartásban rögzített okiratnak a nyilvántartásban elérhető adatait, valamint adott esetben az okirat hitelességét is.

Az elektronikus ügyintézés során az elektronikus iratok kezelésével kapcsolatos sajátos feltételek

Jogszabály eltérő rendelkezése hiányában a hatóság papír alapon beérkező irat esetén is jogosult az eljárását a papír alapú irat elektronikus másolata alapján folytatni, ha a papír alapú iratról elektronikus úton történő másolat készítésének jogszabályban foglalt követelményeit teljesíti.

Ha az elektronikus ügyintézés során egyes eljárási cselekmények teljesítéséhez elektronikus iratot az ügyfél rendelkezése vagy jogszabály alapján nem lehet felhasználni, és az adott elektronikus irat információtartalma papír alapon megjeleníthető, a hatóság az eljárási cselekmény teljesítéséhez az elektronikus iratról jogszabályban meghatározottak szerint papír alapú kiadmányt vagy másolatot készíthet.

Ha jogszabály másként nem rendelkezik, a hatóság jogosult az olyan papír alapú irat selejtezésére, amelyet elektronikus irattá alakított, feltéve, hogy

  1. az eljárást lezáró döntés két éven túl jogerőssé vált, és határozat esetén ezen kétéves időtartam alatt nem kérték annak bírósági felülvizsgálatát vagy újrafelvételét, és a hatóság tudomása szerint a határozattal szemben alkotmányjogi panaszt nem nyújtottak be, és az átalakított papír alapú irat elektronikus másolatának megőrzését a hatóság biztosítja, vagy
  2. az irat tartalmát valamely más iratba belefogalmazták, amely iratot a selejtezendő irat készítője igazolhatóan megismert, és a legalább 60 napos kifogásolási időszak alatt eltérésre vonatkozó kifogással nem élt.

Az állam által kötelezően nyújtandó szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások

Az alábbi szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokat a Kormány köteles nyújtani:

  1. az ügyfél ügyintézési rendelkezésének nyilvántartása,
  2. az ügyfél időszaki értesítése az elektronikus ügyintézési cselekményekről,
  3. összerendelési nyilvántartás szolgáltatás,
  4. azonosítási szolgáltatás természetes személy ügyfelek részére,
  5. biztonságos kézbesítési szolgáltatás,
  6. elektronikus dokumentumtárolási szolgáltatás,
  7. a hatóság nyilatkozattételével kapcsolatos elektronikus igazolás szolgáltatása,
  8. elektronikus fizetési és elszámolási rendszer,
  9. iratérvényességi nyilvántartás,
  10. kormányzati hitelesítés-szolgáltatás,
  11. kormányzati elektronikus aláírás ellenőrzési szolgáltatás,
  12. központi azonosítási ügynök,
  13. ÁNYK űrlapbenyújtás támogatási szolgáltatás,
  14. azonosításra visszavezetett dokumentumhitelesítés,
  15. elektronikus irat hiteles papír alapú irattá alakítása,
  16. papír alapú irat átalakítása hiteles elektronikus irattá,
  17. iratkezelő rendszerek közötti iratáthelyezés szolgáltatás,
  18. központi érkeztetési ügynök,
  19. központi kézbesítési ügynök,
  20. az e törvény felhatalmazása alapján kiadott kormányrendeletben kötelezően nyújtandóként előírt további szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás.

Jogszabály egyes szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatások nyújtását más szervek számára is előírhatja.

Kormányrendelet valamely szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás igénybevételét kötelezővé teheti, illetve előírhatja, hogy valamely szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatást kizárólag a jogszabályban kijelölt szolgáltató nyújthatja.

Ügyfél-regisztrációs eljárás

Ha valamely szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatás igénybevétele előzetes regisztrációhoz kötött, a regisztrációs eljárás (a továbbiakban: ügyfél-regisztrációs eljárás) során az ügyfél ennek az alcímnek a rendelkezései szerint

  1. elektronikusan regisztrálhat olyan azonosítási szolgáltatás használatával, amelynek alapjául szolgáló regisztráció megfelel a b) pont szerinti követelményeknek, és amelynek használatát az ügyfél egyébként az ügyintézési rendelkezésében lehetővé tette, vagy
  2. személyes megjelenéssel regisztrálhat, a jelen alcím szerinti követelményeknek megfelelő eljárásban.

A regisztrációt megelőzően a természetes személy ügyfélnek vagy a nem természetes személy ügyfél képviseletében eljáró természetes személynek (a továbbiakban együtt: igénylő) személyesen meg kell jelennie a regisztrációt végző szervezet előtt. A szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltató által meghatározott esetben a személyes megjelenéssel egyenértékű a regisztrációt végző szervezet külső helyszínen lefolytatott eljárása is, ha azonos biztonsági körülmények között biztosítható az igénylő személyazonosságának az e §-ban meghatározott ellenőrzése.

A természetes személy személyes megjelenése esetén a természetes személyt az ügyfélregisztrációs szerv az általa bemutatott, külön jogszabályban meghatározott, a személyazonosság igazolására alkalmas hatósági igazolványban szereplő adatok alapján azonosítja. Az ügyfél-regisztrációs szerv a természetes személy hatósági igazolványban szereplő természetes személyazonosító adatait összeveti

  1. a személyiadat- és lakcímnyilvántartás adataival,
  2. a személyiadat- és lakcímnyilvántartásban nem szereplő külföldi természetes személy esetén a központi idegenrendészeti nyilvántartás adataival,
  3. az a) és b) pont szerinti nyilvántartásban nem szereplő természetes személy esetén az általa bemutatott útlevélben vagy az Európai Gazdasági Térségről szóló Egyezményben részes tagállam állampolgára esetén a tagállam által kibocsátott személyazonosításra alkalmas okmányban szereplő adatokkal.

Az ügyfél-regisztrációs szerv a bemutatott személyazonosításra alkalmas hatósági igazolványba bejegyzett születési nevet, a hatósági igazolvány okmányazonosítóját és típusát – az igazolvány valódiságának és érvényességének, valamint az arcképmás- és az aláírás adatok azonosságának megállapítása céljából – továbbítja az okmányt nyilvántartó központi nyilvántartás számára. Az okmányt kiadó és nyilvántartó szerv az ügyfél-regisztrációs szerv számára a természetes személyazonosító adatokat, az okmány kiadására és a személyazonosság érvényességére vonatkozó adatokat, valamint – az ügyfél-regisztrációs szerv ilyen igénye esetén – az arcképmás és aláírás adatot továbbítja.

Az ügyfél-regisztrációs szerv a kapott adatokat összeveti a bemutatott okmányban szereplő adatokkal, illetve megállapítja, hogy az arcképmás megfeleltethető-e az előtte megjelent személlyel.

Az ügyfél-regisztrációs szerv az adatokat kizárólag személyazonosításra és az adatokkal való egyezés vagy eltérés megállapítására használhatja fel.

A nem természetes személy ügyfél képviseletében eljáró természetes személy képviseleti jogosultságát az ügyfél-regisztrációs szerv a külön törvényben meghatározott nyilvántartás, vagy az eljáró természetes személy által bemutatott, a törvényes képviseletet igazoló okirat alapján ellenőrzi.

Az életvitelszerűen külföldön élő, Magyarországon bejelentett lakóhellyel vagy szálláshellyel nem rendelkező természetes személy önkéntesen regisztrálhat az elektronikus ügyintézést igénybe vevő, külföldön élő természetes személyek személyi nyilvántartásába (a továbbiakban: elektronikus ügyintézést igénybe vevő külföldiek személyi nyilvántartása) annak érdekében, hogy közigazgatási hatósági ügyeit elektronikusan tudja intézni. Ezen adatokat az elektronikus ügyintézést igénybe vevő külföldiek nyilvántartásának vezetésére kijelölt szerv kezeli. Az e bekezdés szerinti természetes személynek az állam által kötelezően nyújtandó azonosítási szolgáltatásra történő regisztrációjával egyidejűleg a regisztrációs szerv kezdeményezi e személy felvételét az elektronikus ügyintézést igénybe vevő külföldiek személyi nyilvántartásába.

Az életvitelszerűen külföldön élő, Magyarországon bejelentett lakóhellyel vagy szálláshellyel nem rendelkező természetes személy ügyintézési rendelkezést akkor tehet, ha szerepel az elektronikus ügyintézést igénybe vevő külföldiek személyi nyilvántartásában.

Az elektronikus ügyintézést igénybe vevő külföldiek személyi nyilvántartásának adatkezelője a bejegyzéssel egyidejűleg a természetes személy számára egyedi nyilvántartási azonosítót, valamint ahhoz rendelten összerendelési nyilvántartási kapcsolati kódot képez és azt – titkosítva – az összerendelési nyilvántartásnak az összerendelési nyilvántartásra vonatkozó rendelkezések szerint átadja.

Az elektronikus ügyintézést igénybe vevő külföldiek személyi nyilvántartásából – az összerendelési nyilvántartáson keresztül – azonosítási célú adattovábbítás teljesíthető. A nyilvántartott természetes személy adatait az elektronikus ügyintézést igénybe vevő külföldiek személyi nyilvántartása a regisztráció törlésétől számított 5 évig, de legfeljebb a regisztrációtól számított 50 évig tartalmazza.

Hatósági szolgáltatás

Jogszabályban arra feljogosított hatóság az ügyfél számára jogszabályban meghatározott eljárások tekintetében

  1. ügyintézési lehetőséget biztosít más hatóságok hatáskörébe tartozó eljárásokra, ahol a jogszabály erre feljogosítja és a hatóságok informatikai rendszerei ezt lehetővé teszik,
  2. az ügyfél nevében, jogszabályban meghatározott feltételek esetén a közhiteles nyilvántartásokból történő adatszolgáltatási, másolatkészítési kérelmet terjeszthet elő, illetve a hatóság nevében ilyen igazolást adhat ki, valamint
  3. a személyes és különleges adatok védelmére vonatkozó szabályokra figyelemmel az ügyfél nevében hatósági bizonyítvány kiállítását kérheti, illetve hatósági bizonyítványt állíthat ki.

Az előző bekezdéstől eltérően a kormányablak kizárólag a jogszabályban meghatározott hatósági szolgáltatásokat nyújtja.

Cím: 1153 Budapest, Bocskai utca 1-3. • e-mail: info@bpxv.hu • Telefon: 305-3100 • Fax: 307-4008